- 1. 제목
- 증거 확보 — 회사가 자료를 숨깁니다. 장부·의사록을 강제로 보고 소송 자료를 모으려면?
- 2. 질문
- “소수주주인 저는 대표이사의 부정을 의심하지만 회사가 모든 자료를 막고 있습니다. 회계장부·주주명부·이사회 의사록을 볼 수 있는 법적 수단과, 소송을 걸었을 때 회사 내부 자료를 확보하는 방법을 한꺼번에 알고 싶습니다.”
- 3. 결론(직접답변)
- 수단은 지분 요건에 따라 세 층으로 나뉩니다. ① 지분과 관계없이: 정관·주주총회 의사록·주주명부·사채원부(상법 제396조)와 재무제표·감사보고서(제448조)는 영업시간 내 언제든 열람·등사할 수 있고, 이사회 의사록(제391조의3)은 열람을 청구하되 회사가 거부하면 법원의 허가를 받아 열람할 수 있습니다. ② 3% 이상: 이유를 붙인 서면으로 회계장부와 서류의 열람·등사를 청구할 수 있고(제466조), 업무집행에 부정행위나 법령·정관 위반의 중대한 사실이 있음을 의심할 사유가 있으면 법원에 검사인 선임을 청구하여 회사의 업무와 재산 상태를 조사하게 할 수 있습니다(제467조). ③ 소송 단계: 문서제출명령(민사소송법 제344조 이하)과 증거보전(제375조)으로 회사가 보유한 자료의 제출을 강제할 수 있습니다.
- 회사가 거부하면 열람·등사 가처분을 신청합니다. 대법원은 열람권을 피보전권리로 하는 가처분을 허용하고, 장부 훼손·은닉 우려가 있으면 집행관 보관까지 명할 수 있다고 보았으며, 청구 이유는 경위·목적을 구체적으로 적으면 충분하고 부정행위의 증거까지 첨부할 필요는 없으며, 청구의 부당성은 회사가 증명해야 한다고 했습니다. 적대적 인수를 시도하는 주주라도 대표소송·해임청구 등 주주권 행사에 필요하면 이사회 의사록 열람이 허용되고, 의사록에 '별첨'으로 인용된 자료는 의사록의 일부로서 열람 대상입니다.
- 순서가 중요합니다. 먼저 단독주주권으로 재무제표·의사록·주주명부를 열람해 단서를 잡고, 그 단서를 이유로 회계장부 열람을 청구하며, 열람 결과를 바탕으로 대표소송·해임청구·형사고소를 설계하세요. 검사인 선임은 '부정행위를 의심할 사유'를 구체적으로 적시해야 하고 막연한 의심으로는 기각되므로, 장부 열람 이후의 수단으로 두는 것이 효과적입니다. 열람으로 얻은 자료는 주주권 행사 목적으로만 사용해야 합니다.
- 4. 판단기준
- 1) 지분 요건 — 단독주주권(제396조·제448조·제391조의3), 3%(제466조·제467조), 소송 당사자(문서제출명령·증거보전).
- 2) 청구 이유의 구체성 — 경위·목적이 회사가 응할 범위를 판단할 수 있을 정도로 적혀 있는가(증거 첨부는 불요, 검사인 선임은 의심 사유의 구체적 적시 필요).
- 3) 대상의 특정 — 청구 이유와 실질적으로 관련된 장부·서류, 의사록과 그 별첨 자료, 자회사 장부(모회사 보관·필요성).
- 4) 부당성 — 경업 목적, 회사를 괴롭힐 목적, 금전채권자 지위에서의 청구 등 회사가 증명할 거부 사유.
- 5) 요건 유지 — 3% 요건은 열람·소송 기간 내내 유지되어야 하며, 신주발행으로 희석되면 자격을 잃을 수 있다.
- 5. 원칙
- 이사는 정관, 주주총회 의사록을 본점과 지점에, 주주명부·사채원부를 본점에 비치해야 하고, 주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 이 서류의 열람 또는 등사를 청구할 수 있습니다(상법 제396조). 회사는 정당한 목적이 없다는 등 특별한 사정이 없으면 열람·등사를 거절할 수 없고 그 증명책임은 회사에 있으며, 상장회사의 실질주주명부도 같은 효력이 있으나 열람 범위는 성명·주소·주식의 종류와 수에 한정됩니다. 재무제표·영업보고서·감사보고서도 비치·공시 대상이며 주주와 회사채권자가 열람할 수 있습니다(제448조). 이사회 의사록은 주주가 영업시간 내에 열람·등사를 청구할 수 있고, 회사가 이유를 붙여 거절하면 주주는 법원의 허가를 얻어 열람·등사할 수 있습니다(제391조의3 제3항·제4항).
- 발행주식총수의 3% 이상을 가진 주주는 이유를 붙인 서면으로 회계의 장부와 서류의 열람·등사를 청구할 수 있고, 회사는 청구가 부당함을 증명하지 않으면 거부하지 못합니다(제466조). 대법원은 청구서의 이유는 회사가 응할 의무와 범위를 판단할 수 있을 정도로 경위와 목적을 구체적으로 적으면 충분하고 합리적 의심이 들 정도의 기재나 자료 첨부는 요구되지 않으며, 열람 대상은 청구 이유와 실질적으로 관련된 회계장부와 근거서류로서 모회사에 보관된 자회사 장부도 포함될 수 있고, 열람권을 피보전권리로 하는 가처분은 허용되며 장부 훼손·은닉 우려 시 집행관 보관도 가능하다고 보았습니다. 회생절차 개시만으로 열람권이 배제되지도 않습니다. 다만 3% 요건은 소송 계속 중 내내 유지되어야 합니다.
- 회사의 업무집행에 관하여 부정행위 또는 법령·정관에 위반한 중대한 사실이 있음을 의심할 사유가 있는 때에는 3% 이상 주주가 회사의 업무와 재산 상태를 조사하게 하기 위하여 법원에 검사인의 선임을 청구할 수 있고(제467조), 검사인은 조사 결과를 법원에 보고하며 법원은 필요하면 주주총회 소집을 명할 수 있습니다. 대법원은 검사인 선임 사유는 구체적으로 명확히 적시해야 하고 결산보고서에 의심이 간다는 막연한 사유로는 부족하다고 보았습니다. 이사회 의사록 열람에 관해서는 적대적 인수를 시도하는 주주라도 주주권 행사에 필요하면 원칙적으로 허용되고, 의사록에 별첨·별지로 인용된 자료는 의사록의 일부로 열람 대상이 된다고 판시했습니다.
- 소송이 계속 중이면 법원은 당사자의 신청에 따라 상대방이 소지한 문서의 제출을 명할 수 있고(민사소송법 제344조~제347조), 당사자가 명령에 따르지 않으면 법원은 그 문서에 관한 상대방의 주장을 진실한 것으로 인정할 수 있습니다(제349조). 미리 증거조사를 하지 않으면 그 증거를 사용하기 곤란할 사정이 있으면 소 제기 전에도 증거보전을 신청할 수 있습니다(제375조). 회계장부 열람으로 확보한 자료는 주주권 행사 목적으로 사용해야 하며, 경업에 이용하거나 외부에 공개하면 손해배상 등의 책임이 생길 수 있습니다.
- 6. 예외
- 부당한 청구 — 경업자가 경업에 이용할 목적, 회사를 압박·괴롭힐 목적, 주주가 아닌 금전채권자 지위에서의 청구(사해행위취소소송용 등)는 거부할 수 있고, 그 증명책임은 회사에 있습니다.
- 검사인 선임의 엄격한 요건 — '부정행위를 의심할 사유'를 구체적으로 적시해야 하며, 회사가 신청인에 대한 채무를 변제하지 않거나 장부에 기장하지 않은 정도, 결산보고서가 의심스럽다는 정도로는 부족합니다.
- 이사회 의사록의 범위 — 이사회에 제출되었더라도 의사록에 첨부·인용되지 않은 서류는 의사록 열람의 대상이 아닙니다.
- 지분 희석 — 열람소송 중 신주발행으로 3% 미만이 되면 그 신주발행이 무효·부존재가 아닌 한 당사자적격을 잃으므로, 신주발행금지 가처분을 병행해야 할 수 있습니다.
- 문서제출명령의 한계 — 직업상 비밀, 자기 사용 목적의 문서 등 제출 거부 사유(제344조 제2항)가 있고, 문서의 존재와 소지를 신청인이 소명해야 합니다.
- 7. 불리하게 작용하는 사정
▶ 주주(청구) 측
- • 청구 대상을 '모든 장부'처럼 특정하지 않으면 기각되고, 이유를 막연하게 적으면 범위가 좁아진다.
- • 경쟁 업체를 운영하거나 적대적 인수 의도를 공개했다면 부당성 주장을 받기 쉽다(단, 주주권 행사 목적이면 허용).
- • 검사인 선임을 장부 열람 전에 막연한 의심으로 신청하면 기각된다.
- • 열람 자료를 외부에 유출하거나 경업에 쓰면 손해배상 책임이 생긴다.
▶ 회사 측
- • '경영 기밀'이라는 추상적 이유로 거부하면 부당성 증명에 실패해 가처분·본안에서 패소한다.
- • 청구 후 장부를 수정·폐기하면 집행관 보관 명령과 증거인멸·배임 문제가 생긴다.
- • 문서제출명령을 받고 제출하지 않으면 상대방의 주장이 진실로 인정될 수 있다.
- • 단독주주권인 의사록·재무제표·주주명부 열람까지 거부하면 그 자체로 위법하다.
- 8. 행위자별 증거 체크리스트
▶ 주주(청구) 측
- □ 주주명부·명의개서 기록(지분 요건), 열람·등사 청구서(경위·목적·대상 특정)와 도달 기록, 회사의 거절 회신
- □ 단독주주권으로 확보한 재무제표·감사보고서·의사록에서 드러난 단서(이상 거래, 특수관계인 거래)
- □ 장부 훼손·은닉 우려를 보여주는 정황(집행관 보관 신청용)
- □ 검사인 선임 신청 시 부정행위를 의심할 구체적 사유의 자료
- □ 문서제출명령 신청용 — 문서의 존재·소지·취지를 보여주는 자료
▶ 회사 측
- □ 청구인이 경업자이거나 괴롭힘 목적임을 보여주는 자료
- □ 청구 대상이 청구 이유와 무관함을 보여주는 장부 체계 설명
- □ 청구인의 지분 변동 자료(3% 미달 주장용)
- □ 문서제출 거부 사유(영업비밀·자기 사용 문서)에 관한 자료
- 9. 실무상 주의사항
- • 열람 청구는 '단독주주권 서류 → 회계장부(3%) → 검사인 선임 → 소송상 문서제출명령'의 순서로 범위를 넓혀 가세요. 앞 단계에서 얻은 단서가 다음 단계의 '구체적 이유'가 됩니다.
- • 회계장부 열람 청구서에는 ① 조사하려는 사안(특수관계 거래, 자산 처분 등), ② 목적(대표소송·해임청구 준비), ③ 대상(해당 기간의 계정별 원장·거래처 원장·계약서·지급 증빙·관련 이사회 의사록)을 특정하고, 열람 방법(복사·사진·전자파일)과 기간까지 적으세요.
- • 거부되면 열람·등사 가처분을 신청하고 훼손 우려가 있으면 집행관 보관을 함께 구하세요. 이사회 의사록은 회사가 거부하면 법원 허가 신청(비송사건)으로 진행합니다.
- • 소송 전이라도 자료 멸실 우려가 있으면 증거보전 신청으로 회사 서버·장부에 대한 검증·문서제출을 미리 받을 수 있습니다.
- • 형사 고소를 병행하면 수사기관의 압수수색으로 자료가 확보될 수 있으나, 고소 남용은 무고 위험이 있으므로 열람으로 확보한 자료를 근거로 범죄 사실을 특정한 뒤 고소하세요(039 참조).
- 10. 관련법률
- • 상법 제391조의3(이사회의 의사록), 제396조(정관 등의 비치, 공시의무), 제448조(재무제표 등의 비치·공시), 제466조(주주의 회계장부열람권), 제467조(회사의 업무, 재산상태의 검사), 제542조의6(소수주주권)
- • 민사소송법 제344조(문서의 제출의무), 제345조(문서제출신청의 방식), 제347조(제출신청의 허가여부에 대한 재판), 제349조(당사자가 문서를 제출하지 아니한 때의 효과), 제375조(증거보전의 요건)
- • 비송사건절차법 제72조 이하(상사비송사건), 민사집행법 제300조(가처분의 목적)
- 11. 관련판례
- ▸ 대법원 2022. 5. 13. 선고 2019다270163 판결 — 약 17% 주주가 경영진의 부적절한 자금 집행과 법령·정관 위반 여부를 확인하기 위해 회계장부 열람·등사를 청구했으나 원심이 '합리적 의심'이 들지 않는다며 기각한 사안. 청구서의 이유는 회사가 응할 의무와 대상 범위를 판단할 수 있을 정도로 경위·목적을 구체적으로 적으면 충분하고, 그 이유가 사실일 합리적 의심이 들 정도의 기재나 자료 첨부까지 요구할 수 없으며, 부당성의 증명책임은 회사에 있다고 하여 원심을 파기했다.
- ▸ 대법원 1999. 12. 21. 선고 99다137 판결 — 50:50 주주 간 경영권 분쟁 중 경영에서 배제된 주주가 회사 차량의 무단 이전 등 경영실태 조사를 위해 회계장부 열람·등사를 청구했으나 거부된 사안. 열람·등사청구권을 피보전권리로 하는 가처분은 본안의 목적을 사실상 달성하는 면이 있어도 허용되고, 장부 훼손·은닉 우려가 있으면 집행관 보관 방식도 가능하며, 열람 횟수를 1회로 제한할 성질은 아니라고 판단했다.
- ▸ 대법원 2014. 7. 21. 자 2013마657 결정 — 회사 주식 약 35%를 매집한 외국법인이 회사의 파생상품계약 손실을 문제 삼아 이사회 의사록 열람·등사 허가를 신청했고 원심은 적대적 인수의 압박 수단이라며 부당하다고 본 사안. 열람청구의 부당성은 경위·목적·악의성을 종합해 판단하며 적대적 인수를 시도하는 주주라도 대표소송·유지청구·해임청구 등 주주권 행사에 필요하면 원칙적으로 허용되고, 의사록에 '별첨·별지'로 인용된 자료는 의사록의 일부로서 열람 대상이 된다고 판단했다.
- ▸ 대법원 1985. 7. 31. 자 85마214 결정 — 채권자 겸 주주가 회사의 결산보고서가 실제 재산 상태와 일치하는지 의심된다는 이유로 상법 제467조의 검사인 선임을 청구한 사안. 검사인 선임의 사유인 '업무집행에 관한 부정행위 또는 법령·정관 위반의 중대한 사실'은 구체적으로 명확히 적시해야 하고, 결산보고서에 의심이 간다는 막연한 사유로는 부족하다고 보아 재항고를 기각했다.
- ▸ 대법원 2017. 11. 9. 선고 2015다235841 판결 — 시민단체가 대표소송 참여를 권유하기 위해 상장회사의 실질주주명부 열람·등사를 청구한 사안. 실질주주명부는 주주명부와 같은 효력이 있어 상법 제396조 제2항이 유추적용되고, 열람 범위는 성명·주소·주식의 종류와 수 등에 한정되어 이메일 주소는 대상이 아니며, 부당한 목적 등 거절 사유의 증명책임은 회사가 부담한다고 판단했다.
- ▸ 대법원 2020. 10. 20. 자 2020마6195 결정 — 3% 이상 주주들이 회계장부 열람 가처분을 신청했고 항고심 중 회사에 회생절차가 개시되었으며 조사보고서에 수년간 분식회계 사실이 기재된 사안. 열람·등사청구권은 회생절차 개시로 배제되지 않고, 회생 방해 목적 등 부당성은 회사가 증명해야 하며, 대상은 청구 이유와 실질적으로 관련된 장부·근거자료에 한정된다고 보아 기각한 원심을 파기했다.
- 12. 작성자
- 박무협 법률문제연구소 (parkmoohyup-law.com)
- 작성일: 2026. 10. 16.
- 이 글은 일반적인 법률 정보의 제공을 목적으로 작성된 것으로, 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 구체적인 사건은 사실관계에 따라 결론이 달라질 수 있으므로 변호사와 상담하시기 바랍니다.
